結婚式場向け業務システム「Ailes System」｜現場連絡と情報共有の再設計

結婚式場の現場では、担当者・美容師などの「先生」・社内スタッフが、短い時間で多くの情報をやり取りします。Ailes System は、その連絡と案件情報を一つの業務基盤にまとめ直した事例です。

導入前の課題

これまで業務は、標準LINE・LINE WORKS・スプレッドシートを組み合わせて回していました。便利な反面、ツールが分散していたことで次のような問題が続いていました。

• 漏れ・トラブルが相次いだ

連絡先が案件ごとにバラつき、確定情報・変更連絡・ファイル共有がどこにあるか分かりにくく、抜け漏れが起きやすい状態でした。

マニュアルが多く、手順が定着しない

「どの案件はどのLINEへ」「スプレッドのどこを直すか」といった手順書が増え、覚える負担が大きく、社員の定着率が低い一因にもなっていました。

転記ミスが起きやすかった

チャットの内容をスプレッドシートへ手作業でコピーするため、入力漏れや貼り間違いが発生していました。

解決策

1. 先生とのやりとりを、専用アプリ＋オリジナルチャットへ

手配先の先生には、iPhoneアプリ / Androidアプリからログインいただき、管理側とオリジナルのチャットシステム（トークルーム）でやり取りできるようにしました。

案件ごとにルームが分かれるため、「どの案件の話か」が曖昧になりません

担当確定などのシステム通知もチャット上に流れ、進捗が追いやすくなります

画像・PDFも案件に紐づけて共有できます

2. カスタム可能なチャットで、やりとりのミスを削減

汎用メッセンジャーではなく、業務に合わせたオリジナルチャットのため、表示・通知・案件連携をカスタムできます。結果として、連絡の取り違えや見落としを抑えられます。

3. 従来形式のスプレッド出力で、コピペミスを解消

現場が慣れ親しんだスプレッドシートの形式はそのまま活かしつつ、システムから従来の形式で出力・共有できるようにしました。チャットや案件画面の情報を手で転記する必要がなくなり、コピー＆ペーストによるデータミスがなくなりました。

導入後に変わったこと

| 以前 | 導入後 |
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| LINE / LINE WORKS / スプレッドが分散 | 案件単位で連絡・進捗・ファイルを集約 |
| 漏れ・トラブルが多発 | ルーム分割とシステム通知で見落としを抑制 |
| マニュアル過多で定着しづらい | 画面上の導線と状態表示で手順を可視化 |
| 手作業の転記ミス | 従来形式のまま出力し、転記自体を削減 |

本事例は、結婚式場向け業務システム「Ailes System」として、現場連絡・手配・情報共有のDXを支援したWEBアプリケーション開発の実績です。