メールが不便なら、メーラーごと作ればいい。B-mailを作ってみた

メールが不便なら、メーラーごと作ればいい。B-mailを作ってみた

仕事でメールを使っている人は、まだまだ多いのではないでしょうか。

注文の連絡。

見積もりの送付。

請求に関する確認。

お客様からの問い合わせ。

取引先との打ち合わせ。

社内ではチャットツールが普及しましたが、社外とのやり取りでは、やはりメールが現役です。

ところが、このメール。

仕事で使おうとすると、地味に面倒ではありませんか？

大事なメールが、広告メールに埋もれる

朝、メーラーを開く。

新着メールが40件。

「おっ、今日は連絡が多いな」と思って確認すると、広告、営業、サービスのお知らせ、メルマガ、キャンペーン。

本当に確認しなければならないメールは、たった数件。

大事なメールに限って、どうでもいいメールの中へ見事に埋もれています。

そして、こんなことが起きます。

「あのお客様からの返信、どこにいった？」

「見積もりを送ったのは、いつだった？」

「この案件について、前に何て答えたっけ？」

検索窓へ相手の名前を入れる。

件名を思い出す。

過去のメールを一件ずつ開く。

違う。

これでもない。

あれ、削除した？

メールを探しているだけなのに、ちょっとした遺跡発掘です。

仕事をするためにメールを使っているのか、メールを探すために仕事を止めているのか、わからなくなります。

不便なら、メーラーを作ってしまえばいい

「これ、もっと業務に合わせたメーラーがあれば便利なのでは？」

そう思って開発したのが、B-managementのメール機能。

略して、B-mailです。

Gmailや一般的なメーラーが悪いわけではありません。

むしろ、普通にメールを送ったり受け取ったりするには、とても優秀です。

しかし、B-mailで目指したのは、単にメールを送受信することではありません。

メールを、業務データの一部として使えるようにすることです。

メールが注文データにつながる

一般的なメーラーでは、メールはメールの中にあります。

注文データは注文管理。

見積もりは見積管理。

請求は請求管理。

プロジェクトはプロジェクト管理。

全部、別々です。

そのため、注文内容を確認してからメーラーを開き、お客様の名前やメールアドレスで検索し、過去のやり取りを探さなければなりません。

B-mailなら、注文データから、そのお客様との過去のメールを呼び出せます。

「この注文について、どんな話をしていたのか」

「変更の依頼はあったのか」

「いつ、どんな回答をしたのか」

注文情報とメールのやり取りを、同じ仕事の流れの中で確認できる。

これだけでも、かなり便利です。

プロジェクトや見積もり、請求ともつながる

メールで行われている業務は、メールだけで完結しているわけではありません。

メールで問い合わせが届く。

見積もりを作る。

注文を受ける。

プロジェクトが始まる。

納品する。

請求する。

すべて、同じ仕事の流れです。

ところが、一般的なメーラーの中では、それぞれの関係が見えません。

だから人間が頭の中で、

「このメールは、あの案件の話だな」

と結びつけています。

担当者が覚えている間は、それでもいい。

しかし、担当者が休んだら？

退職したら？

半年後に同じお客様から問い合わせがあったら？

記憶に頼った管理は、いつか限界が来ます。

B-mailでは、メールをプロジェクト、見積もり、請求などの業務情報と紐づけられます。

つまり、「メールを探す」のではなく、仕事からメールをたどれるのです。

メールなのに、チャットのように読める

そして、B-mailの特徴的な機能が「チャット表示」です。

通常のメーラーでは、同じ相手とのやり取りでも、ほかのメールに混じって表示されます。

件名が変われば別のスレッドになる。

返信が続けば、引用文がどんどん長くなる。

誰が、いつ、何を言ったのかを確認するだけで疲れます。

そこで、チャットボタンを押します。

すると、やり取りしている相手のメールだけに絞り込まれ、チャットのような形式で表示されます。

こちらが送った内容。

相手から届いた返信。

それらが会話の流れとして並ぶ。

「あのメール、どこへいった？」

と探す必要がありません。

チャットボタンを押せば、その相手とのやり取りに集中できます。

対応が終わったら、チャットボタンをOFFにする。

実にシンプルです。

相手には、普通のメールとして届く

「チャット表示にしたら、相手も同じシステムを使わないといけないのでは？」

いいえ。

チャット形式に見えるのは、B-mailを使っているこちら側だけです。

相手には、いつもどおり普通のメールとして届きます。

新しいアプリを入れてもらう必要もありません。

アカウントを作ってもらう必要もありません。

操作方法を説明する必要もありません。

相手の環境は変えずに、こちらの仕事だけをわかりやすくする。

これが大事なのです。

便利なシステムを作ったのに、「取引先にも使い方を覚えてもらってください」となった瞬間、導入のハードルは一気に上がります。

相手を巻き込まなくても使える。

これもB-mailの強みです。

メールを読む道具から、業務を進める道具へ

B-mailは、Gmailの代わりを作りたかったわけではありません。

メールを送受信するだけなら、すでに優れたサービスがたくさんあります。

私たちが作りたかったのは、メールを業務から切り離さない仕組みです。

注文からメールを見る。

プロジェクトからメールを見る。

見積もりや請求とメールを紐づける。

やり取り中の相手だけを、チャット形式で確認する。

メールを探す時間を減らし、必要な情報へすぐたどり着けるようにする。

メーラーを開発してしまえば、こんなことができる。

メールが不便なら、メーラーごと業務に合わせればいい。

そんな発想から生まれたのが、B-managementのB-mailです。

超便利ではないでしょうか。

私は、超便利だと思っています。

だって、自分が欲しくて作ったのですから。

――DXおじさんの戯言
https://ku-fu.jp/topics/